Caracteristicas del Software

Este software consta de los siguientes Sistemas:

Facturación (Punto De Ventas)
Créditos y Cobros
Cuentas Por Pagar Proveedores
Inventarios
Sistema Venta De Combustibles

Todos estos programas utilizan interface visual Windows. Para medianas compañías se utiliza Windows Server y Para pequeños negocios una red local con windows. La instalación está a opción del cliente.

Experiencia, un software que siempre estará contigo

Si usted ya posee un software para su negocio en el cual ha invertido mucho dinero y tiempo, pensará que no quiere volver a pasar por el trauma de tener que cambiarlo por otro pues prácticamente los vendedores de software usted los ve hasta el día en que les paga, luego no le toman el teléfono y tardan meses y meses para volver por su negocio a arreglar problemas que en la mayoría de los casos provienen del mal funcionamiento del software. Quieren cobrar por cualquier cosa y finalmente lo dejan abandonado a su suerte debido a que ya no es negocio para ellos seguir perdiendo el tiempo con usted.

Prepárese para conocer un software que se renueva constantemente, un soporte que siempre le contesta sus llamadas, que da la cara a sus dificultades y necesidades presentes y futuras. Si usted está bajo contrato de soporte sus computadoras siempre estarán en línea conmigo a través del control remoto de Logmein. Mediante esta conexión yo puedo asistirle en línea no importando el tipo de problema que con relación al software su negocio esté confrontando. También recibirá todas las actualizaciones del software sin necesidad de solicitarlas, serán instaladas inmediatamente en su equipo sin que esto interrumpa su trabajo. Mis clientes contribuyen al enriquecimiento del software debido a que yo estoy abierto a modificarlo con sus sugerencias sin que esto represente un gasto adicional para usted. La sugerencia puede venir de cualquier persona, desde un cajero hasta un administrador, yo todo lo tomo en cuenta para garantizar el perfeccionamiento de los procesos.

Este software cuenta con más 20 años de depuración y enriquecimiento de procesos, brindando al adquiriente seguridad y fidelidad en la información procesada y obtenida. Fue empleado por primera vez en el ya desaparecido Metro Hotel Golf & Marina de Juan Dolio durante 14 años, donde soportaba todas las operaciones del Back Office y una gran parte del Front Office, o sea, Facturación Punto De Ventas de Restaurantes, Mini mercado, Inventario General incluyendo almacenes de Alimentos, Bebidas, Papelería, Mantenimiento; Nómina General, Activos Fijos, Contabilidad General, Créditos y Cobros, Caja General y Cuentas Por Pagar. En aquel tiempo el software corría bajo el sistema operativo Unix SVR4 en un computador NCR-3410 con 32 puertos de acceso tanto de terminales como de impresoras. Este computador multi-usuario resultó en el laboratorio más importante para el desarrollo de este software y servía de soporte a las operaciones del hotel 24 horas al día, 365 días al año.

Durante los 90’s el software soportó las operaciones de la compañía propietaria del Hotel El Embajador, Restaurant Jade Garden en Villas Doradas, operaciones Inmobiliarias de Jardines del Embajador, Restaurante Palacio de Jade. También las operaciones del Restaurant Bucanero, Discoteca-café Remos y The Pasta House con tres restaurantes. Así por igual el Inventario y Cuentas Por Pagar de Peperoni en Santo Domingo y La Marina de Casa de Campo. Actualmente y desde 1996 me acompaña “Fauna Tropical” un acuario y PepShop de la calle Paseo de los Locutores y desde 1998 Inversiones Sur & Hipotecas con su Estación Texaco y negocios relacionados. Para esos años conté con Maxi Fotos, Refricentro Industrial y Cartoné. En el año 2010 fue instalado en la Farmacia Santa Ana en un servidor con Windows 2008 server. Las operaciones de caja se realizan actualmente con seis terminales de caja con sus printers y cajas de dinero las cuales agilizan los procesos de ventas y atención al cliente, también soportando los inventarios y las etiquetas de códigos de barra para todos sus productos, las cuentas por pagar y los créditos. En el año 2011 fue instalado para el El Sindicato de Camioneros y Furgoneros Incorporados de Baní en el cual soporta las operaciones de facturación, créditos y cobros y cuentas por pagar.

Mis clientes son las personas autorizadas para emitir una opinión independiente sobre el uso, desempeño y soporte que a través de los años han recibido, siéntase en la libertad de contactarlos para tales fines. Aunque hayan comprado el software en 1996, saben que su software sigue siendo nuevo, es renovado a cada momento y enriquecido con la integración de nuevos clientes.

Sistema Funcional

Todos los sistemas están intercomunicados, funcionan como un todo y a su vez mantienen su independencia, brindando al usuario más capacidad de manejo de su negocio. El folder que contiene el sistema puede ser reproducido en el disco y crear tantos folder como negocios usted tenga, o simplemente pueden ser usados como históricos adicionales o como área de entrenamiento.

La independencia de los módulos le permite registrar facturas directamente en créditos, imprimirlas y cobrarlas además de las que provienen de los puntos de ventas cobradas a crédito, o sea que virtualmente el sistema de créditos funciona como un sistema de facturación, totalmente independiente del sistema de puntos de ventas. Imprimir los estados de cuentas de sus clientes, aplicar pagos a cientos de facturas es tan simple como presionar un clic.

En cuentas por pagar usted puede crear cuantas obligaciones de pagos necesite independientemente de que todo lo recibido en inventario como compras crea una factura directa en cuentas por pagar. No se puede emitir un cheque sin generar una factura, la factura creada crea una cuenta por pagar a un determinado suplidor que será aplicada mediante un pago que a su vez genera el documento “cheque”. La distribución contable para una factura esta integrada para ser usada dependiendo de si su negocio lleva una contabilidad organizada.

Básicamente, este programa le brinda un abanico de posibilidades. Usted podrá tener un control completo de todos los movimientos de su negocio, tanto en las ventas, así como en inventarios, compras, proveedores y créditos. No mas dudas, su información quedará asentada durante años permitiéndole obtener respuestas a través del tiempo, dándole seguridad y confianza.

Sistemas, Algunas Características:

Técnicamente, en este software cada compañía puede crear hasta 99 Puntos de Ventas y cada punto de ventas puede manejar hasta 99 cajas de facturación. La numeración de facturas es particular de cada caja, así como su NCF, esto permite que cada caja se extienda hasta 6 dígitos de números de facturas sin que se repita la primera. Dependiendo del volumen de facturación de su negocio usted puede conservar un histórico de varios años para fines de consultar y reimprimir tanto facturas como cierres.

El sistema de facturación usa los códigos de los productos de inventario los cuales contienen las características restrictivas de cada producto para fines de ventas, o sea, un código creado en el inventario tiene características de –se vende o no se vende, sujeto a Itbis o no, impuestos incluidos en el precio o calculados, por ciento de beneficio, máximo por ciento de descuento, precio al detalle o al por mayor, etc. Un producto puede ser vendido por el punto de ventas y no crear despachos de inventario, o sea, usted puede declarar cuantos productos considere necesarios para ser vendidos sin que eso afecte las operaciones de inventarios. También puede facturar cualquier cosa cuyo código ni siquiera exista en los inventarios mediante un código genérico que permite poner la descripción y precio de lo que esta vendiendo directamente en la pantalla de facturación, esto se usa para negocios que venden especies vivas y algunas cosas que necesitan ser pesadas.

El programa puede ser predefinido para que solo lea los productos pasados por el lector óptico o seleccionados usando la cantidad por defecto de “1”, o sea que el programa inmediatamente un producto es seleccionado multiplica la cantidad por “1” y salta a la siguiente línea sin detenerse a esperar la decisión del usuario dando rapidez . Pero tenemos una variedad de formas, el programa una vez seleccionado el producto se detiene en el precio para que el usuario decida cuanto va a costar el producto o puede simplemente seleccionarlo de una ventana de precios al por mayor y al detalle. Cualquier producto cuyo precio sea menor que el costo necesitará autorización del supervisor para procesarse. También el programa hace stop en la cantidad y por ciento de descuento.

Los descuentos pueden ser línea por línea y van desde 1 hasta un por ciento predefinido como máximo descuento ya sea para ese producto o para todos los productos. Lo que quiero denotar es que usted puede escoger un máximo descuento general y un máximo descuento para cada producto. Cuando un usuario sobrepase el máximo descuento permitido en cualquiera de los dos casos, el sistema requiere de la autorización de un supervisor para continuar. También puede ser aplicado un descuento general para toda la factura que observa las mismas reglas anteriores basándose en el máximo descuento permitido general.

Una vez usted presiona “entrada” en la línea de facturación el programa revisa el inventario para determinar si se esta sobre vendiendo el producto y bloquear la operación enviando al cajero un mensaje de que debe revisar la existencia. Si los balances de inventario están equivocados porque existen físicamente más productos de los que el sistema informa, un supervisor autoriza la venta e informa al encargado de inventarios para que realice “ajuste por sobrante” que integra al inventario las cantidades despachadas por error cuando es vendido un producto por otro. En caso contrario cuando tenemos más cantidad en inventario que en el físico se procede a realizar una ajuste por faltante. En ambos casos las operaciones de despacho desde venta al igual que los ajustes directos a los inventarios quedan documentadas en cada línea de movimientos de inventario que deberán ser revisados por los supervisores para determinar si el problema proviene de perdidas, robos, decomisos o simple errores que serían inválidos pues afectan el valor de las compras y necesitan realmente ser aclarados.

En la pantalla de facturación el usuario cuenta con tres archivos combinados, RNC, Cédulas y Teléfonos. Siempre que se agregue el número de teléfono de un comprador y su nombre, el sistema lo crea automáticamente en el registro de teléfonos, si también ha sido digitada la cedula y el RNC, serán también creados en esos archivos. Para todos los casos los tres archivos comparten la información para fines de registrar a los clientes. Al consultar cualquiera de estos archivos usted puede entrar a la parte de mantenimiento y agregar la información completa de sus clientes, modificarlos, o eliminarlos.

Las facturas pueden ser marcadas a domicilio o directas, en caso de domicilio se selecciona el empleado que hará la entrega. Las facturas a domicilio son cobradas como pendientes y al regreso del empleado se recuperan para ser cobradas, actualizarlas, cancelarlas. Todas estas operaciones requieren de autorización por un supervisor.

Si usted quiere reimprimir una factura, recuperarla para ser modificada o simplemente consultarla, es tan simple como seleccionar la opción y podrá ver con todo detalle y rápidamente toda la facturación de la caja.

Si un cajero esta facturando a un cliente y su operación esta tomando mucho tiempo, la factura puede ser dejada como pendiente y continuar facturando a cualquier otro cliente. Luego puede oprimir la opción de facturas pendientes y podrá continuar facturando al cliente anterior. Todas las facturas dejadas pendientes deberán ser cobradas o el cierre de caja se bloquea impidiendo cambiar la fecha y turno de la caja hasta tanto la operación haya sido completada.

Este programa de facturación es básicamente preparado para trabajar en la modalidad de despachador y cajero integrado en una sola persona. Esto quiere decir que si usted tiene 5 despachadores ellos a su vez son cajeros que cobran al cliente las mercancías requeridas, son responsables con las operaciones de su caja y el fondo de la misma. Este tipo de modalidad de trabajo evita los tapones en la línea para pagar y desaloja con rapidez el mostrador para que nuevos clientes puedan ser atendidos. Quien te despacha automáticamente te cobra, recuerde que el cliente le interesa mucho la rapidez y eficiencia con que es atendido lo que resulta en positivo para regresar a comprar por preferencia. Si usted no le interesa esta modalidad y prefiere una sola caja para cobrar el sistema debe ser avisado para que trabaje en esa modalidad. Yo le sugiero que consulte mis clientes para que vea las ventajas de trabajar con un solo empleado que busque el producto y cobre pues esto impone un criterio de alta responsabilidad y es el método usado en los países desarrollados.

Cinco formas de pago, Efectivo, Cheque, hasta dos Tarjetas de Crédito o Débito, y cobros a Crédito. Puede ser una sola o una combinación de varias. Un cliente puede pagar una parte en efectivo, dos partes más con tarjetas crédito o de débito, hacer un cheque y al mismo tiempo enviar una parte a crédito. Las facturas cobradas a créditos son enviadas al sistema de Créditos y Cobros donde pasan a ser controladas por dicho módulo. Usted puede manejar miles de clientes desde el sistema de créditos, sus estados de cuenta, cobros, etc. sin mayores preocupaciones, sin perdida absoluta de información. Los cobros de facturas a crédito pueden hacerse directamente por caja o por el sistema de créditos. Usted puede cobrar en moneda extranjera de una manera muy simple. En el punto de ventas pueden ser declaradas todas las monedas extranjeras que usted prefiera aceptar y las tasas de cambio de las mimas. Al momento del cobro solo debe presionar el botón de moneda extrajera, seleccionar el tipo de moneda y el valor recibido. En el reporte del cierre aparecerán los totales recibidos por moneda extranjera.

Al cierre de caja se emite un listado detallado de todas las facturas cobradas en orden de NCF o de Número de factura. Luego aparecen los totales por forma de pago para verificar el cuadre y todos los pagos recibidos en dicha caja de facturas crédito. El Programa que genera el listado contiene una utilidad para digitar los montos por billetes y cuadrar el efectivo. Relacionado con el cuadre de caja el programa de facturación contiene una utilidad para manejar los desembolsos de caja chica o dinero sacado de cada caja para fines varios. Esta utilidad emite un comprobante de caja chica por cada operación registrada y un reporte general de las operaciones del turno.

El sistema de inventarios te permite llevar los inventarios de tu almacén de productos para la venta pero además te permite declarar cuantos almacenes necesites para llevar cualquier tipo de inventario no relacionado con el punto de ventas.

Cada línea de facturación crea una transacción de despacho en el sistema de inventario que permite determinar por factura los valores afectados en el inventario. Es sumamente importante denotar que este inventario es un sistema de costos completo probado en una diversidad de compañías a través de más de 18 años de existencia. Es tipo transaccional, nada afecta al maestro sin que haya sido tocado por una transacción de registro numerada que puede ser de compra o de despacho, mientras que las transacciones de despachos pueden provenir de las cajas de facturación o simplemente de las operaciones de ajustes de los inventarios. Cada noche, después del cierre, corre un programa que reconstruye los inventarios eliminando cualquier cambio que por error o propósito haya sido hecho en el maestro. Este programa de reconstrucción pone en cero los balances del maestro de inventario, importa los valores del inventario del mes anterior, suma las compras, procesa los despachos, recalcula los costos promedios y deja los archivos llenos de veracidad para continuar trabajando al día siguiente.

Las compras son creadas desde el sistema de inventarios en detalle y a su vez el programa genera una factura global en el sistema de cuentas por pagar. El sistema de cuentas por pagar en un módulo completo, independiente, que maneja todas las obligaciones de pago de su compañía no importa si las facturas provienen del inventario o simplemente son agregadas directamente en cuentas por pagar, como por ejemplo, compras de equipos, material gastable, pagos de servicios como electricidad, teléfono, obligaciones de impuestos, pagos de empleados y todo lo que implique generar un cheque. Los cheques son el control de los gastos de su negocio, por lo tanto usted puede registrar una factura por pagar de cualquier cosa para generar un cheque y de esta manera queda un registro completo de todas sus operaciones. Tanto el inventario como las cuentas por pagar contienen un programa para la distribución contable de las facturas y cheques lo que le permite enlazar con un modulo de mayor general si es que así usted lo requiere.

Finalmente podríamos escribir cientos de hojas hablando de las características de este software, yo prefiero invitarlo a ver el software trabajando en el negocio de uno de mis clientes y podrá comprobar la profundidad operativa del mismo.

Conexión Remota
Con los avances del Internet este programa cuenta con acceso remoto a través del software:

LogMeIn. Con esta conexión mis clientes reciben diariamente cualquier modificación realizada al software ya sea por pedido de un cliente o por mi propio programa de mejoramiento continuo.
Por medio de esta conexión remota mis clientes reciben mi asistencia inmediata pues yo puedo entrar a sus computadoras y resolver en línea.
Esta modalidad permite trabajar desde la comodidad de su casa cualquier novedad, problema o explicación.
Recibir asistencia, entrenamiento y solucionar cualquier problema con el software sin la necesidad de trasladarse.
También permite al usuario imprimir reportes desde la PC remota en la impresora donde uno se encuentre.
Mis programas cuentan con mi asistencia permanente, tanto a través de acceso remoto como de manera personal si así se requiere. También mantengo dialogo permanentemente abierto para que los usuarios sugieran modificaciones que beneficien el enriquecimiento del mismo.

Su inversión nunca se pone vieja

Mi software es constantemente actualizado y modificado por lo que su inversión siempre estará garantizada. Al paso de los años en vez de usted considerar comprar un nuevo software se sentirá feliz de saber que ha hecho una inversión garantizada. Usted puede comunicarse conmigo en todo momento y sugerir cambios que beneficien a su empresa, los cuales, una vez realizados, son instalado a todos los clientes para dar uniformidad al software.

Este software ha sido desarrollado en un ambiente visual y en el mejor lenguaje orientado a negocios del mundo. Este lenguaje es respaldado por una compañía líder en tecnología a nivel mundial

Sistema Tipo Transaccional (Sistema De procesamiento De Transacciones). Es un tipo de sistema de información diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de información que es generada por las transacciones en una organización. Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica la información que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información. La mayor importancia de este tipo de sistemas es que permite seguir el rastro de las operaciones que han afectado a los maestros o archivos principales. Por ejemplo, cada línea de detalle de una factura del punto de ventas genera una transacción de despacho en el sistema de inventarios, por lo tanto, cuando existe un cambio en la cantidad de un producto en el maestro de inventario se puede ver una a una las transacciones de despacho que lo afectaron. De manera similar ocurre en los demás módulos del sistema, créditos y cobros, cuentas por pagar y demás.

Todos los sistemas están intercomunicados, funcionan como un todo y a su vez mantienen su independencia, brindando al usuario más flexibilidad en el de manejo de su información. Si el cliente solo quiere trabajar con parte de los módulos puede hacerlo y sin mayores complicaciones puede pasar a usarlos todos. El folder que contiene el sistema puede ser reproducido en el disco y crear tantos folder como negocios usted tenga, o simplemente pueden ser usados como históricos adicionales o como área de entrenamiento o de backup.

La independencia de los módulos le permite registrar facturas directamente en créditos, imprimirlas y cobrarlas además de las que provienen de los puntos de ventas cobradas a crédito, o sea que virtualmente el sistema de créditos funciona como un sistema de facturación, totalmente independiente del sistema de puntos de ventas. Imprimir los estados de cuentas de sus clientes, aplicar pagos a cientos de facturas es tan simple como presionar un clic.

En cuentas por pagar usted puede crear cuantas obligaciones de pagos necesite independientemente de que todo lo recibido en inventario como compras crea una factura directa en cuentas por pagar. No se puede emitir un cheque sin generar una factura, la factura creada es una cuenta por pagar a un determinado suplidor que será aplicada mediante una transacción de pago que a su vez genera el documento llamado “cheque”. La distribución contable para una factura está integrada para ser usada dependiendo de si su negocio lleva una contabilidad organizada.

Básicamente, este programa le brinda una gran variedad de posibilidades. Usted podrá tener un control completo de todos los movimientos de su negocio, tanto en las ventas, así como en los inventarios, compras, proveedores y créditos. No mas dudas, su información quedará asentada durante años permitiéndole obtener respuestas a través del tiempo, dándole seguridad y confianza.

El programa puede ser predefinido para que solo lea los productos pasados por el lector óptico o seleccionados usando la cantidad por defecto de “1”, o sea que el programa inmediatamente un producto es seleccionado multiplica la cantidad por “1” y salta a la siguiente línea sin detenerse a esperar la decisión del usuario dando rapidez . Pero tenemos una variedad de formas, el programa una vez seleccionado el producto se detiene en el precio para que el usuario decida cuánto va a costar el producto o puede simplemente seleccionarlo de una ventana de precios al por mayor y al detalle. Cualquier producto cuyo precio sea menor que el costo necesitará autorización del supervisor para procesarse. También el programa hace una parada en la cantidad y por ciento de descuento.

Los descuentos pueden ser línea por línea y van desde 1 hasta un por ciento predefinido como máximo descuento ya sea para ese producto o para todos los productos. Lo que quiero denotar es que usted puede escoger un máximo descuento general y un máximo descuento para cada producto. Cuando un usuario sobrepase el máximo descuento permitido en cualquiera de los dos casos, el sistema requiere de la autorización de un supervisor para continuar. También puede ser aplicado un descuento general para toda la factura que observa las mismas reglas anteriores basándose en el máximo descuento permitido general.